Другие нюансы и особенности компенсации за личный автомобиль
Также, предполагается возможность напротив — передачи транспортного средства с баланса предприятия работнику по доверенности. Однако в таком случае судебные инстанции имеют различные взгляды на характер подобных взаимоотношений. Так, в одних судебных решениях расходы на оплату компенсации за использование подобного автомобиля относятся к обоснованным, другие же не считают возможным выплату в данном случае компенсации, так как имущество фактически не меняет собственника.
В целом, вопросы оплаты компенсации за личный автомобиль решаются достаточно просто — но только при наличии условий использования имущества сотрудника в договоре, соглашениях к нему, или иных внутренних нормативных актах компании. Без такового отражения, рассчитывать на компенсацию сотрудник не может. Аренда Или Компенсация за Использование Личного Автомобиля в Служебных Целях.
Компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях
Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».
1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:
- — вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
- — документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
- — порядок использования имущества;
- — размер компенсации за использование;
— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.; Аренда Или Компенсация за Использование Личного Авто в Служебных Целях.
- Залог уверенности на дороге
- GPS-нaвигaтoр и Wi-Fi
- Съeмкa в Full Hd и кaмeрa зaднeго видa в кoмплeкте
- Сeнсoрный IPS-диcплeй
- Кoнтрoль пoлocы движeния Adas
- Гарaнтия 1 гoд + СКИДКА 50 %!
Что касается учета расходуемого топлива на поездки в служебных целях, то здесь мне установили расчет из мощности автомобиля и его характеристик, указанных производителем. Берется во внимание не только расход по городу, но и по трассе.
Согласно договору мне предоставили электронную карту (чип) для заправки, и я несу ответственность по всем своим действиям с ней. Поэтому каждая поездка и заправка должны иметь обоснование. Мои рабочие разъезды находятся на контроле и берутся из путевого листа. Эти сведения я подаю один раз по истечении текущего месяца в электронном виде, так как головной офис находится в другой области. И чтобы ничего не забыть, приходится вносить данные каждый день.
Поручения я получаю удаленно через сервер задач, и помимо всего, в графу основания поездки мне нужно указывать не адрес, а наименование поручения, который нужно узнавать, зайдя на сайт — это дополнительная трата времени. Ну, это уже, как говорится, «издержки профессии».
С другой стороны, электронный путевой лист избавляет от лишних расчетов, так как руководство позаботилось о его грамотной разработке. Мне достаточно внести дату, километраж, наличие или отсутствие покупки бензина, а все остальное просчитывается автоматически. Это удобно и мне, и бухгалтерии, так как если я езжу по своим делам, то заправляю автомобиль из своего бюджета.
Размер выплат за амортизацию автомобиля мне установлен нанимателем в размере 0,10 копеек за каждый километр, пройденный в служебное время. Расчет берется на основании путевых листов и карточек учета расхода топлива.
Срок выплаты компенсации за износ автомобиля установлен в договоре. Свои «амортизационные» средства я получаю ежемесячно в зависимости от пройденного километража.
Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника.
В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.
Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:
Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.
Согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. ст. 632 и 642), различают два вида аренды личного транспорта работника: аренда с экипажем и аренда без экипажа. При аренде с экипажем работник управляет и производит ТО автомобиля самостоятельно, при аренде без экипажа он передает обязанности по управлению и обслуживанию автомобилем в ведение другого водителя.
Если в договоре не установлены другие правила, арендатор, в соответствии с ГК РФ (ст. 646), берет на себя расходы, связанные с содержанием автомобиля, с его страхованием, в том числе страхование ОСАГО, и все расходы, вызванные эксплуатацией автомобиля.
Если заключается договор аренды без экипажа, в договоре страхования автогражданской ответственности будет нужно указать всех лиц, допущенных к управлению арендованным автомобилем.
В договоре аренды необходимо указать условие оплаты собственнику автомобиля всех расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля. Только при таком условии и при документальном подтверждении понесенных расходов (чеками, квитанциями и т.п. документами), они будут оплачены собственнику.
Собственнику, заключившему с работодателем договор аренды его автомобиля, следует иметь в виду, что его доходы по данному договору облагаются налогом на доходы физических лиц по ставке 13%. Если понесенные расходы на техническое обслуживание и ремонт арендованного автомобиля подтверждены финансовыми документами, то компенсационные выплаты, согласно ТК РФ (ст. 188) и НК РФ (п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 224 и п. 1 ст. 226), не облагаются налогом.
ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ
Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,
использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;
принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;
порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;
выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.
Когда проводится проверка налоговым органом, компенсация за пользование личным транспортом может быть вычеркнута из статьи расходов. Это связано с тем, что в некоторых случаях при проверке выявляется отсутствие некоторых документов (расчетов, путевых листов, приказов, чеков на оплату горюче-смазочных материалов, паспорта на транспортное средство и прочих обязательных письменных фактов).
Если возникает спор в отношении определенных статей расходов, он разрешается в судебном порядке. Чаще всего спорным вопросом по выплатам, связанным с налогообложением, является составление договора с гражданином, который действует по доверенности. В этом случае сложности состоят в определении понятия личного автотранспортного средства.
Работодатель вправе удерживать налог в форме НДФЛ и начислять взносы страхового типа на рассчитанные денежные суммы или вовсе не взимать этот налог, но отстаивать свою позицию в судебном порядке необходимо.
- Нужно ли в обязательном порядке указывать конкретную сумму компенсации за пользование личным автотранспортным средством в договоре?
- Из какого источника выплачиваются расходы, если они превышают компенсационные нормы, установленные законодательством?
- Необходимо ли разъяснять расходы на использование транспортного средства, если выплаты компенсационного типа выплачиваются в виде платы за аренду?
- Является ли предоставление путевого листа необходимым условием для подтверждения факта эксплуатации автотранспортного средства?
Сумма не должна быть зафиксирована в обязательном порядке в договоре. Главное – факт перечисления денежных средств в качестве расходов, которые компенсируются работодателем. Кроме того, суммы выплат зависят от наличия документов, подтверждающих факт использования автомобиля и количества дней его эксплуатации. Согласно законодательным нормам, если сумма выплат превышает лимит, установленный законодательством, она выплачивается из прибыли, которая имеется у организации. В отношении предоставления путевых листов однозначного ответа нет.
Выплаты компенсационного характера за использование личного автомобиля в производственных целях являются льготной категорией в расходах организации. Расчет возмещения производится строго на основании норм, установленных законодательством.
