В подтверждение понесенных затрат работник предоставил договор на аренду а/т средства без экипажа, акт выполненных работ и кассовый чек об оплате, акт сдачи-приемки автомобиля и путевой лист; чеки на бензин; чеки на аренду парковки.
1. можно ли эти расходы признать в составе расходов, признаваемых при налогообложении прибыли организаций?
2. признаются ли эти затраты доходом в целях налогообложения НДФЛ? Подлежат ли эти возмещенные работнику суммы налогообложению ЕСН?
Департамент общего аудита о компенсации сотруднику затрат по аренде автомобиля во время командировки
Сотрудник во время загран.командировки арендовал легковой автомобиль.
В подтверждение понесенных затрат работник предоставил договор на аренду а/т средства без экипажа, акт выполненных работ и кассовый чек об оплате, акт сдачи-приемки автомобиля и путевой лист; чеки на бензин; чеки на аренду парковки.
1. можно ли эти расходы признать в составе расходов, признаваемых при налогообложении прибыли организаций?
2. признаются ли эти затраты доходом в целях налогообложения НДФЛ? Подлежат ли эти возмещенные работнику суммы налогообложению ЕСН?
Однодневные командировки
Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок. Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.
Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.
Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2022 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.
Командировка на Своем Автомобиле Без Аренды
Директор часто бывает на деловых переговорах в соседних городах. Иногда такие переговоры ведутся один день, а иногда приходится оставаться и на ночь. Как оформлять такие поездки руководителя и возмещать ему понесенные расходы (ГСМ, использование личного автомобиля)?
- Поможет доказать вашу невиновность!
- GPS-нaвигaтoр и Wi-Fi
- Съeмкa в Full Hd и кaмeрa зaднeго видa в кoмплeкте
- Сeнсoрный IPS-диcплeй
- Кoнтрoль пoлocы движeния Adas
- Гарaнтия 1 гoд + СКИДКА 50 %!
В такой ситуации каждую поездку директора можно оформить как командировку либо установить ему разъездной характер работы.
Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Законодательство не устанавливает минимальный срок командировки, поэтому руководителя можно отправлять и в однодневные командировки. Такое оформление будет актуально, если поездки редкие и в основном за пределы города нахождения организации.
Если командировка на несколько дней, то оформление и оплата происходят стандартным способом. Если же командировка однодневная, то единственное ограничение – это отсутствие суточных. Однако и их можно выплачивать, важно корректно это оформить, чтобы можно было учесть указанные суммы в расходах, не начислять страховые взносы и не удерживать с них НДФЛ.
Суточные при однодневной командировке можно учитывать как иные прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не как командировочные расходы. В части страховых взносов и НДФЛ требования примерно одинаковые – выплата при однодневной поездке не должна называться «суточные» в локальном нормативном акте. Кроме того, руководитель должен представить документы, подтверждающие расходы. Например, чек из ресторана (иной точки общепита) или магазинов, где директор покупал продукты.
Если руководитель останавливается в гостинице во время таких поездок, то проживание ему также необходимо оплачивать (ст. 168 ТК РФ).
Фактический срок командировки в случае, если работник едет в командировку на собственном авто, указывается в служебной записке. Составить такую записку директор должен по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие использование автомобиля для поездки в командировку. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
Порядок учета расходов на ГСМ, понесенных в связи с командировкой, зависит от того, как оформлено использование личного автомобиля руководителя в служебных целях.
Так, ФНС России считает, что расходы на ГСМ сотрудника, который получает компенсацию за использование личного авто, входят в сумму компенсации, даже если он поехал на этом авто в командировку (см. письмо от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Однако если с директором заключить (к примеру) договор аренды его авто, ГСМ можно компенсировать в полном объеме и включать его в расходы.
Что касается разъездного характера работы, его имеет смысл установить, если поездки частые и они осуществляются не только в близлежащие города, но и по городу нахождения организации. Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
При этом сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, возмещаются следующие виды затрат, связанных со служебными поездками (ст. 168.1 ТК РФ):
Чтобы оплачивать руководителю эти расходы, необходимо в трудовом договоре с ним указать, что его работа носит разъездной характер. Возмещение расходов на ГСМ при разъездном характере работы происходит в том же порядке, что и при командировках.
Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.
Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль. Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли. Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.
Добрый день! Работодатель отправляет на обучение 4 человека на моем автотранспорте по маршруту Ростов-Таганрог ежедневно на 5 дней. Какие мне нужны документы для оформления командировки и возмещения расходов?
Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.
После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места). Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы. Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.
Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочног о удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.
Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.
Условия проезда в вашем случае решаются исключительно с вашим работодателем, в любом случае сохраняйте чеки с заправок и фиксируйте расход топлива на служебные поездки.
Несколько сотрудников
Если в служебную командировку отправляется группа сотрудников на личном транспорте одного из них, расходы на транспорт будут возмещены только работнику, которому принадлежит автомобиль.
Остальным работникам оплачиваются суточные, компенсация за проезд, при условии, что они оплачивали стоимость ГСМ или производили ремонт автомобиля за собственный счет.
Затраты, понесенные на съем или аренду жилья, другие расходы, которые были согласованы с работодателем, также подлежат возмещению.
